17 октября 2015 года на Суворовской площади в Москве состоялся митинг против участия России в боевых действиях в Сирии. Приводим конспект выступление на нём Секретаря Московского Регионального Отделения Либертарианской партии России Сергея Горбунова
Приветствую, друзья!
Знаете, я заметил одну интересную вещь. Начинается очередная война, и тысячи диванных аналитиков в интернете и на страницах изданий спорят: зачем МЫ воюем? Нужна ли НАМ эта война? Какие выгоды и какие опасности она НАМ сулит?
Я бы не хотел сейчас говорить и спорить о том, нужно НАМ воевать или нет. Предлагаю задаться самой сутью проблемы. А она заключается в простом вопросе: «КТО ТАКИЕ МЫ?»
Я вот напрягаю память и пытаюсь вспомнить, когда это лично Я давал приказ или согласие нашим доблестным штурмовикам бомбить Сирию? Не могу вспомнить, хоть убейте!
А может быть, ВЫ этого требовали? Выходили на митинги с плакатами: «Давайте разбомбим арабов за три моря, а то США без нас не справляются»?
Или те тысячи диванных аналитиков в Интернете проголосовали и решили, что бомбить-таки надо и подписали коллективную петицию Путину?
Смешно, правда?
Все мы прекрасно понимаем, что некие дяди без нас собрались и решили, что пора повоевать. А мы продолжаем старательно делать вид, что к этому как-то причастны, что наше мнение имеет какой-то вес.
Нас просто поставили перед фактом: БОМБИМ. А мы сидим и гадаем: зачем, почему, чем нам это аукнется. Наши деньги, деньги налогоплательщиков, падают сейчас в виде бомб на головы людей, которых мы даже не знаем. А в отместку эти люди будут пускать под откос наши поезда, сбивать наши самолеты.
И после этого нас, либертарианцев, еще спрашивают: за что вы так не любите государство?
Я нарочно упрощаю ситуацию до примитива и не углубляюсь в псевдоаналитику. Суть ситуации очень проста: от нашего имени и на наши деньги некие люди делают, что хотят. А отвечать за это придется в том числе и нам с вами.
Не знаю, как вам, а мне очень не хочется отвечать за ратные подвиги господина Путина.
Я бы предпочел другие подвиги, раз уж они так необходимы.
Вот, например, недавно беспилотный космический корабль сфотографировал вблизи самую дальнюю планету Солнечной системы – Плутон. И это был американский аппарат, аппарат НАСА.
А на днях начался первый эксперимент на человеке по преодолению основной причины старения – деградации теломер на концах хромосом. Всем, кто немного учил биологию в школе, ясно, что это первый шаг к технологии реального физического бессмертия. Кто проводит эти эксперименты? Наши отечественные ученые в Сколково? Вопрос риторический.
Почему не показать свое величие в космосе? Почему не в науке, не в медицине, не в самом крутом росте ВВП например? Я бы охотно поучаствовал в таком соревновании.
Но нет, они навязывают всей стране образ сурового медведя с ядерной дубиной, которого должны бояться и обходить стороной.
А МЫ не хотим, чтобы нас боялись. Не хотим, чтобы нас обходили стороной, как северный ИГИЛ с ядерными ракетами. Мы не хотим быть и не будем медведем с дубиной – мы нормальные, образованные, просвещенные современные люди. НАМ не нужно это бандитское величие.
Речи Секретарей должны суммировать дебаты с перспективы соответствующей стороны. Хорошая речь секретаря должна отметить основные точки столкновения двух сторон в дебатах (точки клэша (points of clash)) и, используя лучшие аргументы обоих команд с их стороны, показать, что предложение, содержащееся в теме, следует принять или отвергнуть. Секретарь, умело использовавший аргументы, предложенные первой команды, должен быть отмечен за это, если аргументы были использованы успешно. Секретарь, игнорирующий или минимизирующий аргументы первой команды, когда они остаются релевантными для дебатов, не исполняет свою роль эффективно. Однако секретарь может, в соответствии с целью своей команды дать более убедительный кейс, постараться объяснить, почему материал его команды убедительнее или важнее для победы его стола. Это возможно только, если секретарь не отрицает и не принижает значимость аргументов первой команды.
Добавление новых аргументов не является ролью ни одного из секретарей. Это строго запрещено делать Секретарю Оппозиции, потому что на эту речь невозможно ответить. Официально Секретарь Правительства может вводить новые аргументы, но желательно, чтобы они звучали в речи Члена Правительства, и они не помогают Секретарю Правительства убедительно суммировать дебаты. У обоих секретарей одинаковая фундаментальная роль - суммировать дебаты, а не добавлять аргументы.
Что считается новым аргументом? Дебаты проводятся о том, что следует делать, или какие утверждения являются истинными. Поэтому новые причины, по которым следует проводить некие действия, утверждения, что нечто произойдет или утверждения новых моральных истин являются новыми аргументами. Следующие вещи не являются новыми аргументами, и могут использоваться Секретарями:
● новые способы защитить уже сделанные аргументы
● новые объяснения уже сделанных аргументов
● отбивка
● новые примеры, поддерживающие существующие аргументы
● все, что другая сторона может понять исходя из речи Члена Правительства или Оппозиции соответственно.
Иногда сложно определить разницу между новой отбивкой и анализом (что разрешено) или новыми аргументами (что запрещено). Судьи должны понять, является ли такое утверждение постановкой нового вопроса и дает ли оно новый способ выиграть раунд при помощи предыдущих вопросов, на которые другие команды не могут ответить. Если команда предлагает новый аргумент в речи Секретаря, то судьи могут просто игнорировать его (или дать ему ограниченный вес, если он появляется в речи Секретаря Правительства). Предложение новых аргументов не следует пенализировать далее.
2.10 Пункты Информации, Время и Equity
Семь ролей, описанных в пункте 2.5 включают принятие и предложение Пунктов Информации и ограничение речей данным временем. Как и с другим ролями, их соблюдение не гарантирует убедительность - команда не является более убедительной, если ее члены говорили в течение положенного времени или потому, что они предлагали много Пунктов Информации.
Пункты Информации
Природа Пунктов Информации и то, как их предлагать, описаны в секции 1.4. Важно, чтобы команды, как принимали, так и предлагали Пункты Информации. Как упоминается в секции 1.4, ожидается, что каждый дебатер примет по два Пункта Информации - принятие одного является требованием формата. Судьи не должны заставлять дебатеров принимать Пункты Информации, прерывая раунд, если игрок не принимает не одного, но неприятие ни одного пункта информации (если достаточное количество предлагалось во время речи) является важной брешью в работе с другими командами и должно быть воспринято судьями как подрывающее уверенность дебатера в собственной способности отстоять аргумент в диалоге с другой командой. Оценивая неприятие Пунктов Информации, судья также должен оценить, насколько другие формы вовлеченности команды в дебаты - например, отбивка - достаточны для восстановления такой уверенности в собственной убедительности. Если игрок не принял Пункты Информации, сделал лишь минимальную отбивку аргументов другой стороны или полностью их избежал, то это является важным негативным фактором в глазах судьи.
Непринятие Пунктов Информации иногда предлагалось оценивать как принятие одного сильно вредящего Пункта Информации. Такой подход не является корректным для оценки этого поведения. Судья никогда не должен давать командам вес из-за аргументов, которые они не делали, даже если у других команд в раунде проблемы с исполнением ролей. Однако судья может считать непринятие Пунктов Информации индикатором плохой работы с лучшим материалом другой стороны, особенно если игрок не предложил других форм работы с этим материалом.
То, какие Пункты Информации игрок принимает, в идеале, должно хотя бы минимально соответствовать активности других команд в их предложении. Например, если Секретарю Правительства предлагается десяток Пунктов Информации командой ПО в первой половине речи, из которых он не принимает ни одного, а затем он принимает первый Пункт Информации, предложенный командой ВО, которая не предлагала Пунктов Информации до настоящего момента, то такая ситуация наводит на мысль, что игрок пытается проигнорировать команду ПО (во всяком случае, если он не берет Пунктов от ПО после этого). В зависимости от контекста, это может быть воспринято как отсутствие работы с кейсом ПО - но также, в зависимости от контекста (например, в случае, когда ВО сделала очевидно более сильные аргументы), может быть и легитимной тактикой.
Задачи:
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО КУЛЬТУРЕ РЕЧИ В ДЕЛОВОМ ОБЩЕНИИ СЕКРЕТАРЯ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………….. …
Работа содержит 1 файл
Министерство образования Республики Беларусь
Полоцкий колледж
УО «Витебский государственный университет имени П.М.Машерова»
КУЛЬТУРА РЕЧИ В ДЕЛОВОМ ОБЩЕНИИ СЕКРЕТАРЯ
Курсовая работа
по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
учащейся IV курса
группы 41 Д
специальности 2-260232
Кишкович
Людмилы Сергеевны
Преподаватель:
Зимницкая Г.Ю.
Полоцк, 2009
ВВЕДЕНИЕ …………………………………………………………………..3
ГЛАВА 1. КУЛЬТУРА ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ СЕКРЕТАРЯ
1. 1 Определение «культура деловой речи» ………………………………...5
1.2 Лексика делового общения ………………………………………………7
1.3 Основные правила деловой беседы ……………………………………11
1.4 Проявление делового этикета секретаря ………………………………14
1.4.1 Соблюдение правил делового этикета при приёме посетителей …..14
1.4.2 Соблюдение правил делового этикета при телефонном обслуживании ………………………………………………………...18
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ КУЛЬТУРЫ РЕЧИ В ДЕЛОВОМ ОБЩЕНИИ СЕКРЕТАРЯ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………… …….. …
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Во все времена деловое общение было одним из важнейших составляющих любого бизнеса, главным средством взаимодействия в его рамках и мощным рычагом воздействия одних его субъектов на других. Именно правильно проведенные деловые переговоры, грамотно оформленное соглашение или умелое обоснование того или иного предложения в конечном итоге определяют успешность предпринимательской деятельности. Секретарь, не знакомый с основами делового общения не может считать себя полноценным специалистом.
Профессия секретаря, секретаря-референта требует от человека, избравшего её, хорошей подготовленности, широкого кругозора, целого комплекса деловых и личных качеств, связанных со спецификой секретарского труда.
Культуре речи в деловом общении секретаря уделяется в последнее время всё большее внимание. Из этого следует, что данная тема является актуальной. А это вызвано прежде всего тем, что соблюдение правил делового общения секретаря является одним из главных критериев оценки профессионализма, как отдельного сотрудника, так и организации в целом.
В повседневной работе секретарю приходиться вести деловую беседу с руководителем, посетителями, сотрудниками и телефонными абонентами. Каждый вид беседы имеет свои особенности. Знать и уметь применять основные правила деловой беседы должен каждый секретарь.
Цель работы: раскрыть основные правила культуры делового общения секретаря.
1) Описать сущность понятия «культура деловой речи».
2) Показать основные правила лексики делового общения.
3) Определить основные правила ведения деловой беседы.
4) Охарактеризовать правила соблюдения делового этикета секретаря при приёме посетителей.
5) Выявить правила соблюдения делового этикета секретаря при телефонном обслуживании.
КУЛЬТУРА ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ СЕКРЕТАРЯ
1.1 Определение «культура деловой речи»
Культура речи – это знание и практические навыки, соответствие речи нормам правописания, словоупотребления и построения, когда содержание адекватно пониманию и цели информации при общении.
Процесс работы над культурой речи не знает предела и не сводится только к письменной грамотности. Он требует осознанных усилий на интеллектуально-познавательном уровне, постоянного «возделывания», «обработки».
Цель достижения речевой культуры секретаря – адекватность понимания, когда не возникает разногласий между тем, что сказано, и тем, что хотелось сказать, между словом и мыслью. Человек, обладающий языковой компетенцией, будет чувствовать себя уверенно в любом обществе. Это способствует его профессиональному росту, имиджу и, наконец, работает на его авторитет и формирует самоуважение .
В каждом случае важно найти необходимую форму общения, тональность, аргументы. Сухо, без эмоций прочитанный доклад или презентация вызывает у слушателя сон. Интонация подчеркивает, а иногда и изменяет сущность слов и смысловую информацию. Простое сердечное слово, хорошо подобранные аргументы, эмоциональная окраска - средства, которые характеризуют уровень культуры русской деловой речи.
Эффективность общения заключается в том, что следует употреблять чаще слово «мы» вместо раздражающего «я». Иногда полезно вначале согласиться с другой стороной, чтобы затем по частям опровергнуть изложенную оппонентом точку зрения. «Вы говорите, в принципе, верно, но здесь следует иметь в виду следующие моменты...» и поэтапно опровергать его аргументы. В данном случае предварительным согласием ослабляется стремление противника защищать себя, и, как правило, стороны соглашаются быстрее. Не следует опускаться до споров. Лучше задать вопрос: «Вы не согласны со мной, а как, по-вашему, следует действовать?»
Восточная мудрость гласит: «Истина лежит не на устах говорящего, а в ушах слушающего». Умение слушать - это один из самых важных и эффективных элементов хорошего тона и речевого этикета. « Не слушать, - писал Бальзак, - это не только отсутствие вежливости но и признак пренебрежения... Ничто так не окупается в общении с людьми, как милостыня внимания...» Секретарь, следующий речевому этикету, соблюдающий культуру речи, уважающий мнение других, не позволяющий личным эмоциям брать верх над собой, как правило, вызывает глубокую симпатию у персонала.
Умение слушать является одним из главных показателей культуры делового человека. Каждый человек хочет видеть в своем собеседнике внимательного и дружески настроенного слушателя. Умение слушать - профессиональная черта секретаря.
Секретарю часто приходится представительствовать в разных организациях, выступать на семинарах, конференциях, по культуре его речи судят о всей организации, утверждают, что для хорошего выступления на одну минуту требуется 20 минут подготовки. Подготовка схемы выступления, подбор материалов, крылатых слов, анекдотов, проработка тезисов и всего выступления - залог его успеха.
Современная аудитория не приемлет менторского тона, ей нравится разговор по принципу «равный с равным». Привлечь внимание аудитории нужно сразу. Выступление должно сопровождаться сравнительными материалами, цифрами, юмором. Заканчивая его, можно вернуться к началу, призвать людей к соучастию в решении какой-либо задачи, акцентировать внимание на проблеме.
Штампы в речи никогда не произведут впечатление на собеседника, а вот актерские способности выступающего, несомненно, привлекут внимание. Многие считают, что речь всего лишь оформляет мысли человека и его житейский опыт и является вспомогательным в среде делового общения. Но проведенные исследования показали, что это не так. От культуры речи и речевого этикета зависят результаты деловых переговоров, а при публичном выступлении - степень убежденности аудитории в правоте ваших слов. Люди, как правило, не замечают, что даже их поведение программируется теми словами, которые они употребляют.
Богатство языка предоставляет человеку различные возможности для описания себя. Чем богаче культура речи и больше в языке человека слов и выражений, относящихся к его внутреннему миру, к особенности его личности, тем более позволяет этот язык понять себя, тем больше различий между собой и другими людьми он может заметить. Секретарь должен знать последствия употребления им слов и выбирать те, что работают на созидание, а не на разрушение .
1.2 Лексика делового общения
Общие сведения о языке, стиле и лексике делового общения.
Лексика – это словарный состав языка, какого-либо его стиля, сферы, а также чьих-либо произведений, отдельного произведения .
Согласно данному определению, мы должны рассматривать словарный состав языка официальных документов. Для этого нам сначала необходимо оговорить, что же за язык употребляется в деловом общении.
Языкoм дeлoвoro oбщeния являeтcя oфициaльнo-дeлoвoй cтиль - функциoнaльнaя paзнoвиднocть языкa, пpeднaзнaчeннaя для oбшeния в сфере yпpaвлeния. Пoд фyнкциoнaльнoй paзнoвиднocтью языкa пoнимается сиcтeмa языкoвыx eдиниц, пpиeмoв иx oтбopa и yпoтpeблeния, oбycлoвлeнныx coциaльньми зaдaчaми peчeвoгo oбщeния .
В официальном документе частное лицо или представитель фирмы (частной или государственной), общественной организации выступают как субъекты правоотношений. Содержание документа основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официального документа и предопределяет характер содержания писем, их стиль и язык. В разных областях правоотношений они имеют свои особенности и специфические стандарты и традиции (дипломатический стиль и язык, язык организационно- распорядительного письма и т.д.). Такой стиль изложения называют еще формально-логическим, что является определяющим принципом правовой логики. Данное обстоятельство предъявляет и особые требования к стилю и языку служебных документов: нейтральность, надличностный характер изложения; унификация (трафаретизация), типизация речевых средств и стандартизация терминов; сужение диапазона используемых речевых средств; повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов .
Лингвисты единодушны в том, что язык официальных документов – это набор клише, штампов, стандартов. Дело в том, что особенностью современного этапа развития официальных документов является их унификация. Она рассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможных способов передачи одной и той же информации. С точки зрения лексики важнейшей стороной унификации текстов документов является использование языковых формул – устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, отобранных в результате многолетней прктики, терминов, принятых сокращений, условных обозначений, единиц измерения, предусмотренных государственными стандартами .
В языке документов слово должно употребляться с учетом его стилистической окраски (принадлежности к тому или иному стилю). Понятие стилистической окраски обычно связывается с закреплением слова за той или иной сферой использования языка, за тем или иным функциональным стилем. Образно говоря, каждое слово имеет свой «паспорт», в котором указано, как и где оно используется, какова сфера его употребления .
Упoтpeблeниe cпeциaльнoй лeкcики.
Пoнятиe «cпeциaльнaя лeкcикa» oтнocитcя к двум кaтeropиям слов: тepмины и пpoфeccиoнaлизмы. Tepмин – cлoвo или ycтoйчивoe cлoвocoчeтaниe, кoтopoмy пpиписано oпpeдeлeннoe пoнятиe, yпoтpeбляeмoe в нayкe, тexникe, иcкycстве и дpyгиx oблacтяx cпeциaльнoй дeятeльнocти. Упoтpeблeниe тepминов в строго фикcиpoвaннoм знaчeнии oбecпeчивaeт oднoзнaчнocть пoнимaния тeкcтa, чтo oчeнь вaжнo в дeлoвoм oбщeнии.
Тepмины, иcпoльзyeмыe в yпpaвлeнчecкoй дoкyмeнтaции, - этo, во-пepвыx, oтpacлeвaя тepминoлогия, oтpaжaющaя coдepжaниe тoй предмeтнoй oблacти, кoтopoй пocвящeн дoкyмeнт; вo-втopыx, этo специaльныe cлoвa и выpaжeния, cложившиecя в cфepe aдминиcтpaтивногo yпpaвлeния.
Пpaвильнocть и cтaбильнocть тepминoyпoтpeблeния дocтигaются пpимeнeниeм нa пpaктикe тepминoлoгичecкиx cлoвapeй и cтaндартoв, кoтopыe ycтaнaвливaют cтpoгo oднoзнaчнyю cиcтeмy пoнятий и тepминoв и cпocoбcтвyют yпopядoчeнию тepминoлoгии.
Пpи yпoтpeблeнии тepминoв в дeлoвoй дoкyмeнтaции нeoбxoдимо слeдить зa тeм, чтoбы тepмин был пoнятeн кaк aвтopy, тaк и aдресатy. Ecли y aвтopa пиcьмa вoзникaeт coмнeниe пo этoмy пoвoдy, необxoдимo pacкpыть coдepжaниe тepминa, чтo мoжнo cдeлaть нeсколькими cпособaми: дaть oфициaльнoe oпpeдeлeниe тepминa; pacшифpoвaть eгo cлoвaми нeйтpaльнoй лeкcики; yбpaть тepмин и зaмeнить eгo oбщeпoнятным cлoвoм или выpaжением.
Упoтpeблeниe тepминoв в тeкcтax дoкyмeнтoв нepeдкo вызывaeт трудноcти, cвязaнныe, кaк пpaвилo, c нeзнaниeм иx знaчeний или иcкaжениeм cтpyктypы тepминa. Tpyднocти в yпoтpeблeнии тepминoв cвязаны eщe и c тeм, чтo тepминocиcтeмa любoй пpeдмeтнoй oблacти или вида дeятeльнocти нaxoдитcя в пocтoяннoм измeнeнии: мeняeтcя coдержaниe yжe cyщecтвyющиx пoнятий, вoзникaют нoвыe, чacть пoнятий ycтapeвaeт и oбoзнaчaющиe иx тepмины выxoдят из yпoтpeблeния. Один и тoт жe тepмин мoжeт пoлyчить нoвoe знaчeниe пpи coxpaнeнии старого, что вызывaeт eгo мнoгoзнaчнocть (пoлиceмию).
При yпoтpeблeнии мнoгoзнaчныx тepминoв cлeдyeт yчитывaть, что в кaждoм кoнкpeтнoм cлyчae oни yпoтpeбляютcя тoлькo в oднoм из многиx знaчeний. Ecли oднo и тoжe пoнятиe oбoзнaчaeтcя нecкoлькими тepминaми, вoзникaeт cинoнимия тepминoв. Тepмины-cинoнимы имeют paзнoe звyчaниe, нo coвпaдaют по значению (нaпpимep, тepмины «aнкeтa» и «вoпpocник»). Oни мoгyт быть пoлными (aбcoлютными) или чacтичными (oтнocитeльными). При yпoтpeблeнии тepминoв-cинoнимoв вaжнo oбpaщaть внимaниe на то, кaкyю cтopoнy или cвoйcтвa пoнятия нeoбxoдимo oбoзнaчить, выделить в кoнтeкcтe. Haпpимep, дaжe тaкиe тepмины, кaк «дoговор», «кoнтpaкт», «coглaшeниe», кoтopыe мoжнo oтнecти к пoлным синонимaм, paзличaютcя пpaктикoй cвoeгo yпoтpeблeния: в тpyдoвом закoнoдaтeльcтвe peчь идeт o тpyдoвoм дoroвope (кoнтpaктe); в гpaждaнcкoм зaкoнoдaтeльcтвe двycтopoнниe и мнoгocтopoнниe сделки нaзывaютcя дoroвopaми; вo внeшнeтoproвыx cдeлкax yмecтно yпoтpeблять тepмин «кoнтpaкт»; a дoгoвopeннocти в pядe oблacтей фикcиpyютcя в coглaшeнияx («тapифнoe coглaшeниe», «coглaшeние o нayчнo-тexничecкoм coтpyдничecтвe» и дp.).
Cyщecтвyeт и тaкoe явлeниe, кaк oмoнимия тepминoв, кoгдa, или бoлee тepминoв coвпaдaют пo звyчaнию, нo paзличaютcя знaчeниями, тo ecть oбoзнaчaют paзныe пoнятия. Явлeниe этo, oднaкo, в пределax oднoй тepминocиcтeмы вcтpeчaeтcя peдкo. Kpoмe тoгo, мoгyт возникaть тepмины, oтнocящиecя к кaтeгopии лoжнo opиeнтиpyющих - пpoтивopeчaщиx cyщнocти oбoзнaчaeмыx ими пoнятий .
Секретари являются важными членами любой компании или организации. Чтобы быть успешным секретарем нужно обладать хорошими манерами 
и необходимыми навыками, а также понимать политику компании. Объем и содержание обязанностей секретаря зависит от служебного положения босса. Так, секретарь главы компании будет обладать большей ответственностью, чем секретарь начальника отдела. Правильный деловой этикет в работе секретаря – это основа работы, особенно тех, кто работает с клиентами и другими важными лицами.
Обязанности секретаря
Деловой этикет секретаря требует от него вежливого отношения к своему начальнику и поддержки. Секретарь должен уметь работать в команде со своим начальником для того, чтобы надлежащим образом исполнять свои обязанности. Секретарь должен соглашаться с предпочтениями начальника и политикой компании, на которую он работает.
Недопустимы никакие сплетни, а также секретарь не должен быть вовлечен в деятельность, которая не имеет никакого отношения к коммерческой деятельности компании. Не стоит проявлять фамильярность по отношению к своему боссу и называть его по имени, даже если это ваш старый школьный товарищ.
Внешний вид
В большинстве компаний секретари занимает очень серьезные должности. Часто они взаимодействуют с клиентами и членами руководства компании от имени своего начальника. По этой причине секретарь должен одеваться в соответствии с политикой компании. Если дресс-код компании предусматривает консервативный стиль одежды 
, то секретарь должен быть примером того, как нужно выглядеть, для всех остальных сотрудников компании. Это показывает уважение к компании, ее руководителям и тем, кто имеет с ней дело. Если в компании нет особого дресс-кода, то секретарь все равно обязан приходить на работу аккуратным и чистым.
Не стоит носить на работу обтягивающие и слишком открытые вещи. Следите за тем, чтобы ваша одежда всегда была выстиранной и отглаженной. Не стоит носить на работу короткие юбки 
, а ваша обувь должна быть соответствующей деловому стилю. Чаще всего это классические туфли-лодочки на плоской подошве или небольшом каблуке. Главное, чтобы вам было удобно работать в такой обуви. Что касается косметики, то секретарь-женщина не должна использовать яркие тона, чтобы не выглядеть вызывающе. То же самое касается украшений. Внешний вид секретаря должен быть максимально простым и деловым, без всяких излишеств.
Поведение
Хороший деловой этикет требует от секретарей соблюдения на работе золотого правила. Секретарь должен показывать другим пример того, как нужно вести себя с посетителями. Секретарь должен проявлять уважительное отношение ко всем и никогда не относиться хуже к людям низшего ранга. Секретарю не положено часто прерывать других и всегда извиняться, если все-таки пришлось это сделать.
Общение
В работе секретаря очень важны хорошие манеры во время телефонного разговора. Многие клиенты, которые звонят в компанию первый раз, складывают о ней свое впечатление именно на основе телефонного разговора с секретарем. Лучше всего, когда секретарь сразу же отвечает на телефонные звонки, то есть до того, как телефон зазвонит третий раз. В телефонном разговоре секретарь должен быть максимально вежливым и внимательным по отношению к своему собеседнику. Недопустимо в работе секретаря проявлять излишнюю эмоциональность и раздражительность. Секретарь должен отвечать на все телефонные звонки и обращения клиентов вежливо и с улыбкой.
Организация
Одна из самых важных функций в работе секретаря – это правильная организация. Ваше рабочее место должно быть чистым и хорошо организованным. Не заваливайте стол бумагами. Если вы работаете в таком месте, где вам приходится просить клиентов или других посетителей компании подождать встречи с вашим руководителем, убедитесь в том, что ваше рабочее место выглядит достойно. На нем не должно быть никаких лишних вещей. Все важные документы должны находиться вне зоны видимости посетителей.
Что касается личных качеств секретаря, то он должен быть ответственным, серьезным, исполнительным, обязательным, пунктуальным, тактичным. Без этих качеств весь деловой этикет в его работе может быть просто сведен к нулю.
Деловой этикет секретаря требует от него следить не только за порядком на своем рабочем месте, но и за тем, чтобы он был и на рабочем месте руководителя. Секретарь должен следить за тем, чтобы рабочий стол начальника не был завален документами и другими бумагами, чтобы у него всегда был запас необходимых канцелярских принадлежностей и так далее.
Несмотря на то, что многим работа секретаря кажется простой и не требующей особых навыков и умений, занимать эту должность может не всякий.
«Требуется помоШник руководителя с безупречным уровнем грамотности». Такую забавную формулировку я встретила на одном из сайтов с объявлениями о вакансиях. Вопрос, кто собственно, уровень грамотности на безупречность проверять будет, остался открытым. Зато в голову пришла интересная мысль.
В русском языке слово «грамотный» имеет несколько значений. То, что хороший секретарь должен дружить с правописанием, подразумевается априори. Но, по-моему, «грамотный секретарь» - это не только тот, кто в любое время дня и ночи «жи-ши» пишет с буквой «и», а «не» - непременно отдельно от глагола. «Грамотный» - это еще и «обладающий знаниями и навыками в какой-либо специальной области». А в разговорной речи мы используем это слово как эквивалент понятиям «правильный» и «продуманный».
Работа секретаря, вопреки все еще сохраняющимся стереотипам, отнюдь не относится к категории легких и незамысловатых. И только от конкретного человека зависит, станет пресловутая приемная болотом, где он погрязнет всерьез и надолго, или взлетной полосой, откуда он стартует к карьерным вершинам. Думаю, подавляющему большинству по душе второй вариант. Но чтобы извлечь из секретарской профессии все выгоды, которые она предоставляет, к работе нужно подойти грамотно.
Первое, что следует сделать - это порадоваться тому, что вы - секретарь. На это есть целый ряд причин.
Причина № 1
Место секретаря в небольшой компании, или с узким кругом обязанностей можно получить, даже тем, кто не успел еще обзавестись столь милым сердцу работодателей опытом работы. Грамотный секретарь , устроившись на свое самое первое место, отработает как минимум год. За это время попытается не только взять от работы максимум, но и как следует осмотреться, определиться. Вдруг, профессия секретаря окажется призванием!
Причина № 2
Многие компании по-прежнему с большим доверием относятся к тем, кто пришел по рекомендации или уже давно работает, нежели к сотрудникам «с улицы». Поэтому в случае появления вакантной должности для работодателя проще «повысить» секретаря, предоставив ему более широкие полномочия и более высокий уровень заработной платы, нежели искать кого-то извне. Грамотный секретарь свободное время в течение рабочего дня тратит не на пустую болтовню по «аське» или бесконечное распитие кофе, а на то, чтобы максимально вникнуть во все дела компании. Благо, возможности для этого есть - через его руки проходит огромное количество информации. К тому же уже через три месяца, максимум через полгода, работы на выполнение оговоренных при приеме обязанностей тратится в разы меньше времени, многое доводится до автоматизма, грамотный специалист подстраивается под работу и оптимизирует все, что поддается оптимизации. Так отчего бы не использовать высвободившиеся временные ресурсы для освоения смежных участков работы?
Причина № 3
Современные технологии - краеугольный камень при выполнении многих секретарских функций, поэтому секретари в числе первых узнают о достижениях современной офисной техники и новинках программного обеспечения. Грамотный секретарь никогда не упустит возможности освоить новую компьютерную программу и не будет цепляться за привычку действовать «по старинке». Если для офиса приобретается супер-навороченная техника, то непременно научится использовать все ее функции. Это ведь не просто полезные навыки, но и дополнительная строчка в резюме. Кроме того, уж поверьте моему опыту, секретарь, который в состоянии сам разобраться, «на какую кнопочку нажать, чтобы работало», не рискует стать объектом насмешек системных администраторов, и поводы выставлять наших коллег по цеху на посмешище всему Интернету у них, наконец, иссякнут.
Причина № 4
Компании бывают разные, и в обязанности секретаря часто входят функции, превышающие базовый набор. Грамотный секретарь прекрасно понимает, что неспецифические обязанности - это не досадное недоразумение, а прекрасный шанс научиться чему-то новому, полезному, что в дальнейшем принесет дивиденды в виде дополнительных знаний и, следовательно, повышения его стоимости на рынке труда. Поэтому, сталкиваясь с новым заданием, относится к нему не как к головной боли, а как к вызову и вырабатывает в себе подход «и это я тоже смогу». Одна моя знакомая пришла в профессию уже с довольно приличным багажом другого опыта, а отработав два года «секретарем широкого профиля» аккуратненько пересела прямо с секретарского кресла в кресло редактора профильного журнала.